طراحی و ساخت کمد بایگانی

کمد بایگانی چیست؟

برای قرن ها، گنجه ها و کابینت ها و قفسه های جمع آوری وسایل، حفظ و نگهداری پرونده ها بصورت کلاسیک و قدیمی طراحی می شدند تا همین امروز هنوز هم قفسه های قابل حمل فلزی این وظایف را در بسیاری از ادارات بر عهده دارند. اما آنها بیشتر از اینها هستند. نقش این نگهدارنده ها با توجه به موارد ذخیره سازی مطالب در مطالب داخل آنها میتواند بسیار مهم باشد.

ذخیره سازی کار اصلی هر بخش مربوط به بایگانی یا مراکزی است که دارای اسناد و مدارک لازم الحفظ هستند. کتابخانه، بایگانی های ادارات، مدارس یا هر مکانی که شما در آن با مواردی از جمله زونکن سر و کار دارید، می تواند بایگانی نامیده شود. قفسه ها و کابینت های با کیفیت این بخش ها تا حد زیادی به فرآیند بهتر و منظم تر اجرا شدن آن کمک خواهد کرد.

یک کمد بایگانی ممکن است برای پر کردن اسناد در دفاتر دولتی یا خصوصی مورد استفاده قرار گیرد و می تواند برای اسناد مالی، پزشکی یا کاری مورد استفاده قرار گیرد. ممکن است برای اهداف امنیتی قفل شود، محکم باشد. در حالی که برخی از طراحی ها ممکن است کاربردی و محکم باشند، برخی دیگر ممکن است برای ترکیب شدن یا ایجاد علاقه به فضاهای اداری سبک سازی شوند.

امروزه بر خلاف گذشته در ادارات از کمد های دیواری مدرن تری از جمله موارد چوبی استفاده میشود. کمد بایگانی علاوه بر کارایی می تواند زینت بخش

قسم های مختلف اداره نیز باشد. در ادامه به موارد مهمتری از آن اشاره خواهیم کرد.

انواع کمد بایگانی

برخی از رایج ترین کابینت های بایگانی عبارتند از:

کابینت های جانبی فایل

کابینت های جانبی پرونده، که معمولاً به عنوان کابینت های افقی نامیده می شوند، یک سیستم بایگانی به اندازه کافی گسترده ارائه می دهند که کاغذ بازی های نامه ای و هم اندازه قانونی را در خود جای می دهد. اگر به دنبال چیزی هستید که هر دو نوع کاغذ را در خود نگه دارد، پس این یک گزینه عالی برای کمد بایگانی فایل است. فایل های جانبی دارای تنوع زیادی در سبک ها و رنگ ها هستند و می توانید آنها را در چوب، لمینت، روکش و فلز پیدا کنید.

کابینت های فایل عمودی

کابینت های فایل عمودی یک راه عالی برای ذخیره فایل ها بدون اشغال فضای زیاد است. این گزینه های ذخیره سازی فشرده فایل ها در انواع و اقسام مختلفی از جمله روکش چوب، لمینت، فلز و چوب جامد وجود دارد.

کابینت فایل قابل حمل

کابینت های فایل یا کمد بایگانی فایل قابل حمل به خوبی مانند کابینت های بایگانی روی میز کار می کنند و می توانند به عنوان سیستم فایل های قابل حمل عمل کنند زیرا به راحتی می توانید از اتاق به اتاق دیگر حمل کنید.

کابینت های ذخیره سازی فایل صاف

کابینت های ذخیره سازی فایل مسطح به عنوان یک راه حل عالی برای کسانی که اسناد بزرگ مانند نقشه، آثار هنری، نقشه ها یا نقشه هایی دارند که برای ذخیره سازی نیاز دارند، کار می کنند. برای مواردی که به صورت افقی بهتر ذخیره می شوند، مانند اسناد با قالب بزرگ، پوسترها، نقشه ها و کارهای هنری بسیار بزرگ، تعدادی قالب مختلف از جمله Flat files (یا موارد نقشه) توصیه می شود اما سیستم های بایگانی عمودی (مناسب طرح، نقشه های ساختمانی و نقشه ها) همچنین محصولات ویژه تهیه و پیشگیری از بلایای طبیعی مانند ضد آتش و کابینت های ضد آب نیز جزو گزینه های موجود هستند.

موارد استفاده از کمد بایگانی

قفسه هایی وجود دارد که به طور خاص برای نگهداری Archival Record Storage Boxes (جعبه های بانکدار) برای ذخیره سازی تراکم کاغذ با تراکم بالا طراحی شده اند. پرونده های قفسه ای نیز برای کتابها یا پوشه های فایل عمودی ارائه می شوند. بنابراین مهم نیست که به دنبال چه نوع قفسه ها، کابینت ها، قفسه بندی ها یا سایر سیستم های بایگانی باشید، چه با کیفیت ترین و چه اقتصادی ترین، آن قایل اجرا خواهند بود.

یک کمد مخصوص پر کردن (که بعضاً به آن پرونده قفسه گفته می شود) برای ذخیره سازی پرونده ها و پوشه ها به صورت عمودی، اغلب روی قفسه ها، که ممکن است با یک در بسته شده باشد، (کشویی یا چرخشی) یا حتی یک کرکره غلتکی قابل قفل استفاده می شود. این درها ممکن است ثابت، متحرک، محرک، ایستاده آزاد یا دیواری باشد.

با توجه به نظریات طراحان و بررسی های فراوان میتوان، یک کمد بایگانی را توسط خصوصیاتی که دارد دسته بندی کرد:

برنامه های کاربردی

با توجه به اهداف شما نوع کابینت بایگانی شما میتواند انتخاب شود. بطور مثال با توجه به فایل های لازم الحفظ، باید ابعاد کابینت نیز با آنها در هماهنگی کامل باشد.

فن آوری ها

طراحی و خصوصیات مهمی از جمله ضد حریق بودن، متریال بکار رفته و...از جمله مواردی است که باید حین انتخاب یک کمد بایگانی در نظر گرفته شود. مصالح ساختمانی بکار رفته مانند فولاد ضد زنگ، مواد ورق ورقه ورقه تزئینی یا چوب است. بطور مثال علاوه بر تفاوت های قیمت، کمد بایگانی چوبی مستحکم تر از مواد ورقه ورقه و پلاستیکی است اما بمرور زمان با توجه به شرایط نگهداری امکان اصطهلاک آن در مناطق رطوبتی بالاست. 

نحوه انتخاب

هنگام انتخاب یک کمد بایگانی، به میزان فضای موجود، حجم و ابعاد پرونده هایی که باید ذخیره شوند، توجه کنید. اگر فضا محدود است، کمد های درب دار را با درهای کشویی یا کرکره غلتکی در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که کمدهای بایگانی می توانند وزن وسایل ذخیره شده را بگیرند و بررسی کنید که آیا باید قفل شده و در برابر خرابکاری مقاوم باشند. در نظر بگیرید که آیا ارتفاع قفسه بندی کارکنان اجازه دسترسی آسان به سوابق را دارد یا خیر. در نظر بگیرید که آیا سبک یا پوشش باید با محیط اداری ترکیب شود و آیا تمیز نگه داشتن و نگهداری آن آسان است.